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                    爲什麽說要避免項目溝通中的「煙囪」現象?

                    • 2019-05-29

                    • 捷爲科技

                    多年前一個做咨詢的人講到公司管理時過一個這樣的例子,當時某公司遇到了一個從未出現的難題,她受委托對各部門進行調查,發現每個部門都覺得自己部門完全沒問題,紛紛指責其他部門,并曆數其他部門的幾大罪狀,在對所有部門調查完一圈後,她發現雖然每個部門都把責任推到對方身上,但對這個部門具體在做什麽,日常工作的核心是什麽完全一無所知,每個部門好像一個個孤立的煙囪,互相觀望指責卻從未真正走近了解,後來咨詢公司把各個部門的人組織起來,讓每個部門對自己的核心工作内容進行闡述,大家很快達成了理解,之前困擾的問題也迎刃而解了。


                    從這個案例我們可以近距離地看到缺乏「真正」的溝通會對工作效率甚至公司的正常運作産生多大的影響。其實煙囪現象在項目管理中更爲常見,由于項目中的人員大都是從各個部門中臨時調用過來的,彼此間缺乏必要的了解,又沒有統一的工作平台,遇到問題很容易腦補出很多“事實”,并把大部分責任推給其他同事,大大地阻礙了項目進展,可以毫不誇張地說,項目溝通雖然看不見摸不着絕對是影響項目進展的第一名!


                    在項目管理中,專門将溝通管理作爲一知識領域基本原則是及時性,準确性,完整性和可理解性。項目經理的時間分配應該是3-7法則,即30%時間用于管理,70%時間用于溝通,可見溝通的重要性


                    這裏不對項目溝通中主觀因素進行分析,比如項目人員的性格等等,具體說說項目溝通中可控的部分:項目管理工具,如何借助專業的項目管理系統加強項目人員的溝通,潤滑工作關系,更高效地推進項目。


                    爲了更好的理解,這裏還是以iMIS-PM項目管理系統爲例,在iMIS-PM中提供多層級、多渠道的溝通平台,通過工具的力量,保證各類信息的及時準确傳達,避免「煙囪」現象的發生,具體來說分爲以下幾大類:


                    會議紀要

                    會議紀要: 項目組線下溝通内容以會議紀要形式提交,形成會議紀要列表,可繼續編輯,審閱、發布。

                    會議中需要跟進的問題用iMIS-PM的問題管理模塊進行跟蹤

                    Benit: 彙總項目成員各類意見,保證項目中每一次的會議記錄可追溯,會議核心議題可落地,可追蹤。


                    預警和提醒

                    項目/任務狀态更新時,系統自動發出消息提醒(如任務啓動提醒、任務定期提醒、任務完成提醒、添加備注提醒等);提醒消息可以短消息、郵件、手機短息的形式發送給相關項目人員。

                    用不同顔色指示燈顯示正常進行、輕度超期和嚴重超期的項目/任務。

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                    任務定時提醒,支持将各種會議、約定設置提醒,系統按預設的時間和方式提醒相關人員提前準備工作材料。

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                    Benit: 最大程度避免信息傳達不及時、不順暢,降低項目人員因信息傳達不及時造成的項目風險。


                    任務備注

                    在項目任務中添加備注。備注的主要作用是溝通交流,方便上級對下級的工作指導和平級之間的工作交流。

                    添加備注時有多種提醒方式,可以對相關項目人員進行消息提醒。

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                     Benit: 清晰下達任務指令、方便上下級溝通,避免信息在傳遞過程衰減,失真。


                    項目信息發布、彙報

                    支持信息發布功能,可将信息發布給項目幹系人(參見信息發布),發布的信息可提醒到相關項目人員。也可通過表單的形式在項目主頁發布重要信息。

                    項目任務執行中的工作記錄可以對之進行評注和回複,幫助任務下達人和執行人之間進行互動溝通。

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                    Benit: 幫助項目經理傳遞項目信息, 及時提醒所有項目人員、項目幹系人,同時通過多輪互動溝通,保證項目實施工作始終朝着預期方向前進。


                    自動生成工作報告

                    根據報告期間的任務和工作記錄自動生成工作報告,方便項目經理、各級領導查看。 

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                    Benit: 智能高效,減少重複工作。


                    當然,任何項目的成功都是“硬件”和“軟件”的高效組合,項目管理系統固然能提供一個好的溝通機制,不過更重要的是,每一個項目人員都能夠抛棄偏見,在大方向上達成共識,在溝通的過程中多做思考,并設身處地站在對方的角度思考問題,求同存異,這樣在面對各種各樣的難題的時候,能得到一個相對準确的解決方案,不斷推進項目取得新的進展。